LA EMPRESA Y LA CONTABILIDAD

LA EMPRESA Y LA CONTABILIDAD

Según el código de comercio, Art. 25:

" Empresa es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios”
Razón social: Es el nombre con que se registra mercantilmente en la Cámara de Comercio la actividad económica de una empresa natural o jurídica.

LA EMPRESA

En toda empresa, grande o pequeña, deben existir tres factores para que pueda realizar su actividad: personas, capital y trabajo.

El factor personas representa talento humano, conformado por los propietarios, los administradores y los trabajadores que laboran en la empresa.

El capital lo constituyen los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, equipo de tecnología, muebles y otros bienes.

El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la administración, la producción de bienes, la compraventa de mercancías o la prestación de servicios.

CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS

Según se objetivo:

Con ánimo de lucro: pretenden una utilidad.

Personas naturales
Personas jurídicas
Sociedades comerciales
Instituciones del sector financiero y asegurador
Instituciones del mercado de valores
Instituciones del mercado cambiario
Empresas unipersonales

Sin animo de lucro: Prestación de servicio especifico como salud, educación y otros.

Sector cooperativo
Cajas de compensación familiar
Fondos de empleados
Sindicatos

Otras: su objeto social pretenden una utilidad.

Sociedades de hecho
Cuentas en participación
Uniones temporales

1.Según su actividad económica

Empresas agropecuarias: aquellas que producen bienes agrícolas y pecuarios en grandes cantidades.

Empresas mineras: las que tienen el objetivo principal la explotación de los recursos del subsuelo.

Empresas industriales: las que se dedican a transformar la materia prima en productos
terminados o semielaborados.

Fabricas comerciales: las que se dedican a la compra y venta de productos.

Empresas de servicios: las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros y otros servicios.

2.Según la procedencia de capital

Empresas privadas: las que para su constitución y funcionamiento necesitan aportes de personas o entidades particulares.

Empresas públicas u oficiales: las que para su funcionamiento reciben aportes del Estado.

Empresas de economía mixta: las que reciben aportes de los particulares y del Estado. Ej. Universidades semioficiales.

3.Según el numero de personas:

Personas naturales: denominadas también empresas de propietario único.

Empresas unipersonales: persona natural o jurídica que reuniendo los requisitos legales para ejercer una actividad mercantil o no, destina parte de sus activos para la realización de la misma.

Sociedades: empresas de propiedad de dos o mas personas llamadas socios. Ej. David & Vélez, Cía. Ltda., de propiedad de Jaime David y Julio Vélez.

4. Según el tamaño

Las Microempresas: unidades económicas con mas de 10 trabajadores cuyos activos totales no excedan los 501 salarios mínimos legales vigentes.

Pequeñas Empresas: unidades económicas que poseen entre 11 y 50 trabajadores, cuyos activos totales deben estar entre 501 y 5001 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Mediana Empresa: Unidades económicas que poseen entre 51 y200 trabajadores, cuyos activos totales se encuentran entre 5001 y 15000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

La gran empresa: es la unidad económica que supera los parámetros anteriores, es decir posee mas de 200 trabajadores, tienen activos totales que superan los 15.000 salarios mínimos legales vigentes.

CONSTITUCION DE LAS SOCIEDADES

Escritura de constitución de una sociedad:

1. El nombre y el domicilio de las personas que intervengan como otorgantes con nacionalidad y documento de identificación.
2. Clase de sociedad y nombre de la misma.
3. El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales.
4. El objeto social, esto es, la actividad o negocio dela sociedad, haciendo una enunciación de las actividades principales.
5. El capital social, la parte del mismo que se suscribe, y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución.
6. La forma de administrar los negocios sociales, con indicación tanto de las atribuciones y facultades de los administradores.
7. La época y forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias.
8. Las fechas en que deben efectuarse inventarios y balances generales, y la forma como han de distribuirse las utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse.
9. La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma.
10. La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie.
11. El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente la sociedad.
12. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o los estatutos.

LOS COMERCIANTES

Concepto: “son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”.

¿Quiénes son comerciantes?

• Cuando se halla inscrita en el registro mercantil
• Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto, y
• Cuando se anuncia al publico como comerciante por cualquier medio.

Obligaciones de los comerciantes: “Es obligación de todo comerciante:

1. Matricularse en el registro mercantil
2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.
3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legale;
4. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal”

Tramites legales del comerciante:

• El RUT ante la DIAN
• La matricula mercantil ante la Cámara de Comercio.
• La matricula de industria y comercio ante la tesorería municipal.
• La patente de sanidad expedida por la secretaria de salud publica.
• El certificado del cuerpo de bomberos.
• Los certificados expedidos por las oficinas de planeación municipal y de obras publicas, de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante.
• El paz y salvo de Sayco y Acimpro.

DOCUMENTOS SOPORTES

SOPORTES CONTABLES

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como necesite la empresa.

Descripción y procedimiento contable

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

GENERALIDADES:

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

Nombre, número y fecha del comprobante.

Descripción del contenido del documento.

Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Los principales soportes de contabilidad.

1. Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa, por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

2. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

4. Factura de compra-venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

-Estar denominada expresamente como factura de venta. (Preimpreso).

-Numeración en orden consecutivo. (Preimpreso).

-Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Preimpreso).

-Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.

-Fecha de expedición.

-Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

-El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).

-Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Cuando una empresa adquiere existencias tiene que contabilizarlas por su precio de adquisición.

Pero, ¿qué se incluye en este precio de adquisición?:

El valor recogido en la factura.

Otros gastos que se hayan originado en la operación: gastos de transporte, seguros, tributos (excluido el IVA), etc.

De este importe hay que deducir los descuentos que conceda el proveedor y que estén incluidos en la factura (por ejemplo: descuentos por volumen de compra). Lo que no se deducen son:

Descuentos por pronto-pago (descuentos concedidos por pagar al contado) que tienen un tratamiento contable diferente.

Aquellos otros descuentos que no estén incluidos en factura.

5. Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

6. Comprobante de pago o egreso:

Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el título valor se entrega al beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa

7. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

8. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

9. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora la empresa, se prepara en original y dos copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se debita clientes y se acredita la cuenta que corresponda según el concepto.

10. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

12. Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

13. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

Procedimiento contable

1. Clasificación

2. Análisis

3. Codificación de los soportes

4. Elaboración de asientos en borrador

5. Preparación del comprobante diario de contabilidad.

6. Traslado de registros a libros auxiliares (Se traslada la columna del parcial del n comprobante de diario.

7. Traslado de registros a libros principales (Se traslada la columna del debe y del haber del comprobante de diario)

INVENTARIO DE MERCANCIAS Y KARDEX

INVENTARIO DE MERCANCIAS

El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos producidos o comprados por una empresa, para su comercialización. Se incluye en el inventario las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacén, bodegas, en transito (cuando se han comprado fuera del país) o entregadas en consignación¸ así mismo, se excluyen del inventario de mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder, porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han remitido a sus clientes.

Sistemas de inventarios:

Para registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas de inventarios son:

1. Sistema de inventario periódico:

El costo de lo vendido en el sistema de juego de inventarios se determina tomando el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario final. Este juego de inventarios debe realizarse como mínimo una vez al año para efectos fiscales.

Inventario Inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene la empresa al iniciar sus actividades o un periodo contable, después de hacer un conteo físico.

Inventario final: es la relación de existencias al finalizar un periodo contable y será el inventario inicial del siguiente periodo.

Registro de entradas y salidas de mercancías:

Cuando se utiliza este sistema, la cuenta inventario, denominada mercancías no fabricadas por la empresa, no se emplea durante el periodo contable; los registros de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas compras y comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. Así mismo, las devoluciones se registran en las cuentas devoluciones en compras, o en ventas de acuerdo con el catálogo de cuentas visto.

Determinación del costo de ventas:

Al cierre del periodo contable anual, el costo de mercancías vendidas se determina mediante el juego de inventarios, así:

Inventario inicial:
Se encuentra registrado en la cuenta 1435 al iniciar el periodo contable. Se cancela al finalizar el periodo contable.
(más) compra de mercancías: saldo de la cuenta 6205, al final del periodo contable se cancela.
(menos) devolución en compra: saldo de la cuenta 6225 al final del periodo se cancela.
(igual) total mercancía: valor de la mercancía disponible para la venta.
(menos) inventario final: se registra en la cuenta 1435; es el inventario físico que se toma al final del periodo contable. Este inventario es el inicial de periodo siguiente.
(igual) costo de ventas: se registra en la cuenta costo de ventas al finalizar el periodo contable.

2. Sistema de inventario permanente o perpetuo:

Mediante este sistema, la empresa conoce el valor de la mercancía vendida en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, porque los movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, a precio de costo.

La empresa que adopta este sistema requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado kárdex, en el que se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta de mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancías; por esta razón, este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancías.

Sistema de entrada y salidas de mercancías:

En este sistema, se registran a precio de costo, en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, cada operación de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y en ventas, así:

Compras: la adquisición de mercancías se contabiliza con un débito en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y un crédito en bancos o una cuenta de proveedores, según el caso.

Devoluciones en compras: se usa la cuenta 6225 devoluciones en compras y se debita la cuenta proveedores, según el caso.

Ventas: en este sistema, para contabilizar la venta de mercancías se requieren dos asientos: en el primero, se registra la salida de la mercancía al precio de venta, como se hace en el inventario periódico, es decir, se toman los valores de la factura de venta. En el segundo, se registra la venta a precio de costo y se debita la cuenta costo de ventas (6135) comercio al por mayor y al por menor y se acredita el inventario de mercancías en la cuenta de activo 1435 denominada mercancías no fabricadas por la empresa; los valores se toman de la columna salidas, de la tarjeta de kárdex.

Devoluciones en ventas: por este sistema, igual que en las ventas, se requieren de dos asientos para registrar las devoluciones, así: en el primero, se registra la devolución a precio de venta, según nota crédito, es decir, se toman los datos de la factura de venta. En el segundo, se registra la devolución a precio de costo con los valores del kárdex.

Descuentos en ventas por pronto pago: en este caso, una rebaja no implica entrada de mercancías al almacén; por tanto, se registra en un solo asiento, con débito a gastos financieros y crédito a clientes, caja o bancos, según el caso, igual que en sistema de inventario periódico.

KARDEX O AUXILIAR DE LA CUENTA INVENTARIOS

Concepto e importancia

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información requiere un libro auxiliar de inventarios con un rayado especial conocido como kárdex.

El kárdex de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado y conocer las existencias en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico.
El kárdex constituye un auxiliar de la cuenta mercancías de productos terminados, fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.

Manejo de kárdex por el método de promedio ponderado

Los movimientos se registran así:

En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolución en compras, restando de estas columnas.

En salidas: se registra la cantidad de la mercancía vendida; y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del reglón anterior. Las devoluciones se registran al costo en que se vendieron, restando en esta columna.

En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas
Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos y se divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía siempre que se compran mercancías a precio diferente o hay devoluciones en ventas; cuando se registran las salidas, se mantiene el último costo unitario.

Manejo del kárdex por el método PEPS o FIFO

En entradas: se registra, igual que en el método del promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito por devolución en compras, dismininuyéndola.

En salidas: para determinar el costo por registrar en esta columna, primero se traza una línea para conocer niveles de costos de los saldos anteriores; luego, se registra el movimiento de ventas, teniendo en cuenta que la primera mercancía que entró es la primera que sale. La nota débito por devolución en ventas se registra en el nivel respectivo.

En saldos: a diferencia del método de promedio ponderado, en esta columna no se acumulan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. Las notas débito o crédito se suman a los saldos del nivel respectivo.

El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del último saldo.

Costo unitario: se determina de igual forma que en método de promedio ponderado (se divide el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al último saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel.

Manejo de kárdex por el método UEPS o LIFO

La tarjeta de kárdex por este método se registra así:

En entradas: se registra de igual forma que en los métodos promedio ponderado y PEPS.

En salidas: igual que en el PEPS, se traza una línea para determinar el costo de las mercancías que se van a registrar en el movimiento. En este método, se da salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar existencias de cada entrada; luego, se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercancía vendida en cada operación.

En saldos: igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los distintos costos de existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.

Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos anteriores (se divide el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos de cada nivel).
El valor del inventario final se obtiene con la suma de los niveles del último saldo de la mercancía en existencia.

IVA, RETENCION EN LA FUENTE Y GMF

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IMPUESTO A LAS VENTAS

El impuesto a las ventas es un gravamen de naturaleza indirecta, que en Colombia se da bajo la modalidad de valor agregado, es decir, que se aplica en diferentes etapas del ciclo económico de producción, importación y distribución, a partir del 1 de abril de 1984.

ESTATUTO TRIBUTARIO

El estatuto tributario es el compendio de normas que rigen el sistema de tributación en Colombia.

El estatuto tributario de los impuesto administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ( DIAN), contiene las leyes y decretos que establecen las obligaciones tributarias y las sanciones a los contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, la retención en la fuente, los impuestos sobre las ventas, el impuesto de timbre nacional y el gravamen a los movimientos financieros (GMF).

CLASIFICACION PARA LOS BIENES PARA EFECTOS DEL IVA

Bienes gravados: son aquellos a los que se les aplica la tarifa correspondiente, de acuerdo con la clasificación asignada.

Bienes excluidos o que no causan: son aquellos que por expresa disposición de la ley no causan el impuesto, de forma que quien comercializa con ellos no se convierte en responsable del impuesto a las ventas, ni tiene obligación alguna con el gravamen.

Bienes exentos: tienen un tratamiento especial y se encuentran gravados con la tarifa de 0.

TARIFAS APLICABLES:

Tarifa general: se aplica la tarifa general a todos los bienes y servicios que se encuentran expresamente excluidos, exentos o sometidos a las tarifas diferenciales o especiales. La tarifa general del impuesto sobre las ventas es del 16% del precio de venta de los artículos que se vendan y de los servicios que se presten. En este valor deben incluirse aquellos gastos necesarios para realizar la venta, como fletes, gastos financieros y otros liquidados en la factura.

Tarifa diferencial: se aplica entre otros a vehículos automotores. Pueden ser 20%, 35% y 45%.

Bienes gravados a las tarifas del 10%

A partir del 1 de enero de 2007, los siguientes bienes quedan gravados con la tarifa del 10%:

Café tostado o descafeinado, trigo, harina de trigo, las demás harinas de cereales, maíz, arroz para uso industrial, embutidos y productos similares, azúcar de caña o remolacha, cacao en pasta, en polvo sin azúcar, chocolates y demás preparaciones alimenticias que contengan cacao excepto gomas de mascar, bombones, confites, caramelos y chocolatinas; pastas alimenticias sin cocer, productos de panadería, pastelería o galletería incluso con adición de cacao, excepto el pan; fibras de algodón.

ALGUNOS PRODUCTOS EXCENTOS DE IVA:

Los computadores personales cuyo valor no exceda de 82UVT.

Carne bovina, ovina y caprina; queso, huevos, papas frescas o refrigeradas, pan leche líquida y en polvo, crema de leche.

Animales vivos de la especie bovina, incluso los de género búfalo, animales vivos de la especie porcina, animales vivos de las especies, caprina, gallos, gallinas, patos, gansos, pavos de las especies domesticas, vivos; los demás animales vivos.

Peces vivos, excepto los peces ornamentales.

Productos constituidos por los componentes naturales de la leche.

Servicios de energía, seguros y algunos medicamentos.

REGIMEN DE VENTAS:

Régimen simplificado: al régimen simplificado pertenecen las personas naturales, los comerciantes y los artesanos, que sean detallistas o minoristas; los agricultores y los ganaderos que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan con la totalidad de las siguientes condiciones:

que en año anterior hubieren obtenido ingresos brutos, provenientes de la actividad, inferiores a 4.000 x 20.000que es el valor del UVT para el año 2006.

que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerce su actividad.

que en el establecimiento de comercio, sede, oficina, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.

que no sean usuarios aduaneros.

que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes, o prestaciones de servicios gravados por valor individual y superior a 3300 UVT.

que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de 4500 UVT.

Obligaciones

Deben inscribirse en el RUT administrado por la DIAN.

Tiene que llevar un libro fiscal de registro de operaciones diarias.

Les esta prohibido cobrar el impuesto a las ventas.

Que no presenten declaración de ventas.

No les esta permitido descontar el valor del impuesto a las ventas pagados en las adquisiciones, este forma un mayor valor del costo o gasto.

Debe entregar a quien lo exija copia del documento en que conste su inscripción en el régimen simplificado en la primera venta o prestación de servicios que realicen.

Tiene que exhibir en un lugar visible al público el documento en que conste su inscripción en el RUT como pertenencia en le régimen simplificado.

Régimen común:

Requisitos: por regla general se es responsable del régimen común cuando no se cumplen los requisitos establecidos para pertenecer al régimen simplificado, todas las personas jurídicas pertenecen al régimen común.

OBLIGACIONES:

Inscribirse en el RUT administrado por la DIAN.

Llevar libros de contabilidad en debida forma.

Registrar el impuesto a las ventas en la cuenta 2408.

Expedir factura o documento equivalente y liquidar el impuesto correspondiente a la venta o servicio gravado.

Presentar la declaración bimensual de ventas.

De acuerdo con su calidad de agente de retención, efectuar la retención de impuesto a las ventas.

Informar a la DIAN sobre el cese de actividades.

CONTABILIZACION DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR

El tratamiento contable del IVA generado o descontable es el siguiente.

Descontable (comprador)

El impuesto a las ventas descontable es el pagado por el comprador, si es responsable del régimen común su valor se debita

Generado (vendedor)

El impuesto a las ventas generado es el que deben cobrar los responsables del impuesto a las ventas del régimen común, su valor se acredita en la cuenta 2408.

IVA EN DEVOLUCIONES

En la devolución de mercancías el vendedor debita la cuenta impuestos a las ventas por pagar y e l comprador la acredita.

Cuando a un vendedor le devuelven la mercancía que fue comprada al contado o a crédito, se registra el impuesto a las ventas en la subcuenta IVA generado (en ventas) en la misma tasa que se registro la venta. Al vender mercancías se acredita la cuenta impuestos sobre las ventas por pagar y al recibir la devolución de la mercancía se debita el impuesto a las ventas mediante la subcuenta 240808.

IVA EN DESCUENTOS POR PRONTO PAGO EN COMPRAS Y VENTAS

Los descuentos y rebajas que la empresa en las compras o que conceda en las ventas por pagar o cobrar en las facturas antes de la fecha de vencimiento no afectan el IVA por pagar; es decir el impuesto a las ventas no se aumenta ni se disminuye por estos conceptos.

IVA NO DESCONTABLE

Cuando el responsable del impuesto a las venas adquiera activos fijos gravados (propiedades planta y equipo) no puede descontar el impuesto; el IVA constituye un mayor valor del bien adquirido.

IVA EN DESCUENTOS POR PRONTO PAGO EN COMPRAS Y EN VENTAS

Los descuentos y rebajas que la empresa reciba en las compras o que conceda en las ventas por pagar o cobrar en las facturas antes de la fecha de vencimiento no afectan el IVA por pagar; es decir, el impuesto a las ventas no se aumenta ni se disminuye por estos conceptos.

IVA EN DESCUENTOS LIQUIDADOS EN LA FACTURA

Cuando los descuentos se incluyen en ala factura de venta, el valor del IVA se liquida sobre el valor neto de la mercancía.

RETENCION EN LA FUENTE

Concepto: es un mecanismo de recaudo anticipado de los impuestos de renta y complementarios, mediante el cual una persona natural o jurídica, llamada agente de retención, deduce a otra, llamada sujeto pasivo de retención, un porcentaje determinado del valor por pagar al contado o a crédito, en compras y otros pagos sometidos a retención.

Agentes retenedores

Las entidades de derecho público, los fondos en general, los consorcios y las uniones temporales, las comunidades organizadas, los notarios y las oficinas de tránsito, las entidades emisoras de tarjetas de crédito, la nación, los departamentos y las entidades del Estado, entre otras.

Las personas jurídicas y las sociedades de hecho.

Las uniones temporales.

Las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior hayan tenido un patrimonio bruto o ingresos superiores a 30.000 UVT.

Obligaciones de los agentes retenedores:

Retener cuando realicen un pago o abono en cuenta sujeta a retención.

Declarar y consignar a favor de la DIAN el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos establecidos.

Expedir certificados sobre las retenciones practicadas.

Llevar registros contables en los que consten las retenciones practicadas así como los montos cancelados a la administración tributaria.

¿Cuándo no se efectúa la retención en la fuente?

Los pagos o abonos en cuenta que se efectúen a la nación, los departamentos, el Distrito Capital, los municipios, las empresas industriales y comerciales del Estado de orden departamental y municipal y demás establecimientos oficiales descentralizados, siempre y cuando no se señalen en la ley como contribuyentes.

Los pagos o abonos en cuenta que por disposiciones especiales sean exentos en la cabeza del beneficiario.

Contabilización: para contabilizar la retención en la fuente se utilizan dos tipos de cuentas:

Cuando la empresa retiene afecta la cuenta de pasivo 2365, denominada retención en la fuente.

Cuando a la empresa le retienen afecta la cuenta de activo 1355, denominada anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor subcuenta 135515 (retención en la fuente).

Autorretención:

Las personas jurídicas que realizan un gran volumen de operaciones, que implique muchos retenedores, pueden solicitar a la DIAN autorización para autorretener por concepto de ventas, contratos de urbanización y construcción, honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos devengados.

Las empresas autorretenedoras deben manifestar expresamente en las facturas de venta su calidad de autorretenedores para que sus clientes no les apliquen la retención en la fuente.

RETENCION DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO ANTICIPADO (RETEICA)

Es un mecanismo de recaudo anticipado establecido en cada municipio, mediante el cual las personas responsables del impuesto de industria y comercio deben efectuar de todos los pagos o abonos en cuenta por la compra de bienes y servicios que están sometidos al impuesto de industria y comercio de acuerdo con las tarifas establecidas por el concejo municipal.

Agentes retenedores: son las personas naturales, jurídicas y oficiales que tengan domicilio en el municipio; y en general, son responsables los contribuyentes que pertenezcan al régimen común.

Base para la retención: la retención se liquida sobre el total del pago o abono den cuenta, excluido el IVA facturado.

En cada municipio, el concejo establece las tarifas de retención por grupos de actividades.

Contabilización: el retenedor registra la retención del impuesto de industria y comercio en la cuenta de pasivo 2368, impuesto de industria y comercio retenido, bajo los códigos 236801 al 236898, y el retenido registro el valor de la retención de industria y comercio en la cuenta de activo 135518, denominada impuesto de industria y comercio.

GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS (GMF)

A partir de 1 de enero de 2001 se creó el gravamen a los movimientos financieros, como un nuevo impuesto a cargo de los usuarios del sistema financiero.

Hecho generador:

Lo constituye la realización de las transacciones financieras mediante las cuales se disponga de recursos depositado en cuentas corrientes o de ahorros así como en cuentas de depósito en el Banco de la República y los giros de cheques de Gerencia.

Tarifa del GMF

La tarifa del gravamen a los movimientos financieros es del cuatro por mil.

Causación de GMF:

El gravamen a los movimientos financieros es un impuesto instantáneo y se causa en el momento en que se produce la disposición de los recursos objeto de la transacción financiera.

Agentes de retención del GMF

Actúan como agentes retenedores y son responsables por el recaudo y el pago del GMF, el Banco de la República y las demás entidades vigiladas por la superintendencia Bancaria.

Contabilización del GMF para el usuario del sistema financiero

Al momento de disponer de los recursos del sistema financiero se debita la cuenta 5305, subcuenta 530595 denominada otros (GMF) y como contrapartida un crédito en la cuenta 1110, bancos, cuando se trate de cuenta o 1120 cuenta de ahorros.

AJUSTES

AJUSTES

Ajuste es el asiento necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto.

AJUSTES ORDINARIOS

Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo contable para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto. Como soporte se elabora una nota de contabilidad. Este tipo de ajustes afecta, entre otras, las siguientes cuentas:

- Caja
- Bancos
- Provisiones y deudas de difícil cobro.
- Inventario de mercancías
- Depreciación acumulada (propiedades, planta y equipo)
- Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos.
- Ingresos recibidos por anticipado
- Ingresos por cobrar
- Costos y gastos por pagar

Ajustes a la cuenta caja, ocasionados por arqueo

Al verificar la existencia de valores en caja, esto es la realizar un arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse los siguientes casos:

- El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros.

En este caso, se presenta un faltante por a diferencia, valor por el cual se debe establecer la responsabilidad y realizar un ajuste. Se debe acreditar caja y debitar la cuenta que corresponda.

a) Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados.
b) Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más: el cajero es la persona encargad de responder por el dinero que ingresa y sale de caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en obligación a cargo del cajero; por ello , se debita cuentas por cobrar a trabajadores.

- El valor total de arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros. En este caso, la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor.. en este caso se debe debitar la cuenta caja y acreditar la que corresponda.

a) Ingresos recibidos por el cajero y no registrados.
b) Otros valores sobrantes en caja: si la cantidad es mínima, puede contabilizarse como un ingreso; si el valor es considerable, debe contabilizarse como un pasivo en la cuenta acreedores varios, hasta cuando se establezca la causa.

Ajustes a la cuenta bancos, ocasionados por conciliación bancaria.

Conciliación es comparar el valor en libros con el extracto bancario. Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada, la mas frecuentes pueden ser:

a) Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la entidad bancaria. En estos casos la empresa no realiza ajustes.
b) Por valores que aparecen en el extracto y que aún no se han registrado en la empresa. Por notas debito: por concepto de chequeras, cheques devueltos, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses sobre préstamos y otros servicios bancarios; por lo tanto se acredita bancos y se debita la cuenta que corresponda según el caso. Por notas crédito: por concepto de préstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas bancarias.

Por errores en libros al registrar el valor de una consignación:

- Cuando el valor registrado es menor que el valor de la consignación, se debita bancos por el menor valor registrado.
- Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la consignación, se acredita en bancos por el mayor valor registrado.
Por error en libros al registrar el valor de un cheque:

- Cuando el cheque se registra por una cantidad menor que el valor girado, es necesario acreditar en bancos el menor valor registrado.
- Cuando el cheque se registra por una cantidad mayor que el valor girado, se debita bancos por el mayor valor registrado.

Ajuste por provisión cartera o estimativo para deudas de difícil cobro

El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Este valor constituye un gasto para la empresa.

Métodos para calcular el valor de la provisión.

a) Provisión individual de cartera: 33% anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.
b) Provisión general: la escala aceptada por la DIAN es la siguiente:

- De 0 a 3 meses 0%
- De más de 3 meses a 6 meses 5%
- De más de 6 meses a un año 10%
- De mas de 1 año 15%

Contabilización de ajustes por provisión cartera

a) Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisión; para ello, se aumenta y se debita la cuenta de gastos , y se aumenta y se acredita la cuenta provisiones.

b) Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones este es menor que el valor resultante de calcular la provisión en el periodo actual, se debe realizarse un ajuste por el valor de la diferencia; para ello se aumenta la cuenta de gastos y se aumenta la cuenta provisiones por este valor, o sea, debita la primera cuenta y acredita la segunda.

c) Si el saldo anterior de la cuenta 1399 (provisiones) es mayor que el valor resultante de calcular la nueva provisión, se debe realizar el ajuste por el valor de la diferencia; para ello se acredita la cuenta 425035, que corresponde a recuperación de provisiones.

Cancelación de documentos incobrables

- Reclasificación de la deuda por difícil cobro
- Castigo de la deuda por incobrable

Ajuste por depreciación de propiedades, planta y equipo (activos fijos)

La depreciación es el desgaste que sufren los activos fijos tangibles durante su vida útil. De acuerdo con la legislación tributaria colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecidos para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:

Activo depreciable Vida útil % depreciación anual
Construcciones y edificaciones, 20 años, 5% de depreciacion anual.
Maquinaria y equipo, 10 años, 10% de depreciacion anual.
Equipo de oficina, 10 años, 10% de depreciacion anual.
Equipo de computación y comunicación, 5 años, 20% de depreciacion anual.
Flota y equipo de transporte, 5 años, 20% de depreciacion anual.

Métodos para calcular el valor de la depreciación

a) Método de la línea recta

Depreciación anual = costo del activo/vida util asignada.
Depreciación mensual = costo del activo X numero de meses/vida util asignadax12 meses
Depreciación diaria = costo del activo X numero de dias / vida util asignada x 360 dias.

b) Por el método de suma de los dígitos de los años de vida del activo: es un sistema de depreciación acelerada, según el cual los activos fijos se deprecian más durante los primeros años de vida y menos durante los últimos años. La fórmula utilizada en este método es:

Depreciación = costo x factor de depreciación


Ajustes por amortización de activos diferidos

Los gastos diferidos representan aquellos recursos que la empresa ha comprado para consumirlos en periodos futuros y los servicios pagados de forma anticipada, contabilizados en la cuenta 1705 denominada gastos pagados por anticipado. En los activos diferidos se incluye la cuenta 1710 denominada cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en periodos futuros. Incluye papelería, publicidad, impuestos diferidos, los costos en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha, además del software, los gastos de estudios, investigaciones y proyectos.

Una característica de los activos diferidos es que a medida que se causan disminuyen y se convierten en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta del diferido.

Ajuste por amortización de pasivos diferidos

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. este grupo de cuentas constituye un pasivo, porque en el momento de recibir el pago, el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda, de allí que se llame pasivo diferido y se contabiliza en la cuenta ingresos recibidos por anticipado.

Una característica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el tiempo disminuyen y se convierte en cuenta de ingreso. Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la cuenta de ingreso.

Ajuste por ingresos por cobrar

Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello, debita una cuenta de activo denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.

Ajuste por costos y gastos por pagar

Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa; por ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar.

Ajuste por inventarios de mercancías en las empresas con sistema de inventario permanente

- Inventario físico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancías.
- Ajuste por inventario físico menor que el valor en libros de la cuenta de mercancías.