LA EMPRESA Y LA CONTABILIDAD

LA EMPRESA Y LA CONTABILIDAD

Según el código de comercio, Art. 25:

" Empresa es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios”
Razón social: Es el nombre con que se registra mercantilmente en la Cámara de Comercio la actividad económica de una empresa natural o jurídica.

LA EMPRESA

En toda empresa, grande o pequeña, deben existir tres factores para que pueda realizar su actividad: personas, capital y trabajo.

El factor personas representa talento humano, conformado por los propietarios, los administradores y los trabajadores que laboran en la empresa.

El capital lo constituyen los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, equipo de tecnología, muebles y otros bienes.

El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la administración, la producción de bienes, la compraventa de mercancías o la prestación de servicios.

CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS

Según se objetivo:

Con ánimo de lucro: pretenden una utilidad.

Personas naturales
Personas jurídicas
Sociedades comerciales
Instituciones del sector financiero y asegurador
Instituciones del mercado de valores
Instituciones del mercado cambiario
Empresas unipersonales

Sin animo de lucro: Prestación de servicio especifico como salud, educación y otros.

Sector cooperativo
Cajas de compensación familiar
Fondos de empleados
Sindicatos

Otras: su objeto social pretenden una utilidad.

Sociedades de hecho
Cuentas en participación
Uniones temporales

1.Según su actividad económica

Empresas agropecuarias: aquellas que producen bienes agrícolas y pecuarios en grandes cantidades.

Empresas mineras: las que tienen el objetivo principal la explotación de los recursos del subsuelo.

Empresas industriales: las que se dedican a transformar la materia prima en productos
terminados o semielaborados.

Fabricas comerciales: las que se dedican a la compra y venta de productos.

Empresas de servicios: las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea salud, educación, transporte, recreación, servicios públicos, seguros y otros servicios.

2.Según la procedencia de capital

Empresas privadas: las que para su constitución y funcionamiento necesitan aportes de personas o entidades particulares.

Empresas públicas u oficiales: las que para su funcionamiento reciben aportes del Estado.

Empresas de economía mixta: las que reciben aportes de los particulares y del Estado. Ej. Universidades semioficiales.

3.Según el numero de personas:

Personas naturales: denominadas también empresas de propietario único.

Empresas unipersonales: persona natural o jurídica que reuniendo los requisitos legales para ejercer una actividad mercantil o no, destina parte de sus activos para la realización de la misma.

Sociedades: empresas de propiedad de dos o mas personas llamadas socios. Ej. David & Vélez, Cía. Ltda., de propiedad de Jaime David y Julio Vélez.

4. Según el tamaño

Las Microempresas: unidades económicas con mas de 10 trabajadores cuyos activos totales no excedan los 501 salarios mínimos legales vigentes.

Pequeñas Empresas: unidades económicas que poseen entre 11 y 50 trabajadores, cuyos activos totales deben estar entre 501 y 5001 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Mediana Empresa: Unidades económicas que poseen entre 51 y200 trabajadores, cuyos activos totales se encuentran entre 5001 y 15000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

La gran empresa: es la unidad económica que supera los parámetros anteriores, es decir posee mas de 200 trabajadores, tienen activos totales que superan los 15.000 salarios mínimos legales vigentes.

CONSTITUCION DE LAS SOCIEDADES

Escritura de constitución de una sociedad:

1. El nombre y el domicilio de las personas que intervengan como otorgantes con nacionalidad y documento de identificación.
2. Clase de sociedad y nombre de la misma.
3. El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales.
4. El objeto social, esto es, la actividad o negocio dela sociedad, haciendo una enunciación de las actividades principales.
5. El capital social, la parte del mismo que se suscribe, y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución.
6. La forma de administrar los negocios sociales, con indicación tanto de las atribuciones y facultades de los administradores.
7. La época y forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias.
8. Las fechas en que deben efectuarse inventarios y balances generales, y la forma como han de distribuirse las utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse.
9. La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma.
10. La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie.
11. El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente la sociedad.
12. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o los estatutos.

LOS COMERCIANTES

Concepto: “son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”.

¿Quiénes son comerciantes?

• Cuando se halla inscrita en el registro mercantil
• Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto, y
• Cuando se anuncia al publico como comerciante por cualquier medio.

Obligaciones de los comerciantes: “Es obligación de todo comerciante:

1. Matricularse en el registro mercantil
2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.
3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legale;
4. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades;
5. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal”

Tramites legales del comerciante:

• El RUT ante la DIAN
• La matricula mercantil ante la Cámara de Comercio.
• La matricula de industria y comercio ante la tesorería municipal.
• La patente de sanidad expedida por la secretaria de salud publica.
• El certificado del cuerpo de bomberos.
• Los certificados expedidos por las oficinas de planeación municipal y de obras publicas, de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante.
• El paz y salvo de Sayco y Acimpro.

DOCUMENTOS SOPORTES

SOPORTES CONTABLES

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como necesite la empresa.

Descripción y procedimiento contable

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

GENERALIDADES:

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

Nombre, número y fecha del comprobante.

Descripción del contenido del documento.

Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Los principales soportes de contabilidad.

1. Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa, por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

2. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

4. Factura de compra-venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

-Estar denominada expresamente como factura de venta. (Preimpreso).

-Numeración en orden consecutivo. (Preimpreso).

-Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Preimpreso).

-Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.

-Fecha de expedición.

-Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

-El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).

-Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Cuando una empresa adquiere existencias tiene que contabilizarlas por su precio de adquisición.

Pero, ¿qué se incluye en este precio de adquisición?:

El valor recogido en la factura.

Otros gastos que se hayan originado en la operación: gastos de transporte, seguros, tributos (excluido el IVA), etc.

De este importe hay que deducir los descuentos que conceda el proveedor y que estén incluidos en la factura (por ejemplo: descuentos por volumen de compra). Lo que no se deducen son:

Descuentos por pronto-pago (descuentos concedidos por pagar al contado) que tienen un tratamiento contable diferente.

Aquellos otros descuentos que no estén incluidos en factura.

5. Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

6. Comprobante de pago o egreso:

Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el título valor se entrega al beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa

7. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

8. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

9. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora la empresa, se prepara en original y dos copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se debita clientes y se acredita la cuenta que corresponda según el concepto.

10. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

12. Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

13. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

Procedimiento contable

1. Clasificación

2. Análisis

3. Codificación de los soportes

4. Elaboración de asientos en borrador

5. Preparación del comprobante diario de contabilidad.

6. Traslado de registros a libros auxiliares (Se traslada la columna del parcial del n comprobante de diario.

7. Traslado de registros a libros principales (Se traslada la columna del debe y del haber del comprobante de diario)

INVENTARIO DE MERCANCIAS Y KARDEX

INVENTARIO DE MERCANCIAS

El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos producidos o comprados por una empresa, para su comercialización. Se incluye en el inventario las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacén, bodegas, en transito (cuando se han comprado fuera del país) o entregadas en consignación¸ así mismo, se excluyen del inventario de mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder, porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han remitido a sus clientes.

Sistemas de inventarios:

Para registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas de inventarios son:

1. Sistema de inventario periódico:

El costo de lo vendido en el sistema de juego de inventarios se determina tomando el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario final. Este juego de inventarios debe realizarse como mínimo una vez al año para efectos fiscales.

Inventario Inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene la empresa al iniciar sus actividades o un periodo contable, después de hacer un conteo físico.

Inventario final: es la relación de existencias al finalizar un periodo contable y será el inventario inicial del siguiente periodo.

Registro de entradas y salidas de mercancías:

Cuando se utiliza este sistema, la cuenta inventario, denominada mercancías no fabricadas por la empresa, no se emplea durante el periodo contable; los registros de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas compras y comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. Así mismo, las devoluciones se registran en las cuentas devoluciones en compras, o en ventas de acuerdo con el catálogo de cuentas visto.

Determinación del costo de ventas:

Al cierre del periodo contable anual, el costo de mercancías vendidas se determina mediante el juego de inventarios, así:

Inventario inicial:
Se encuentra registrado en la cuenta 1435 al iniciar el periodo contable. Se cancela al finalizar el periodo contable.
(más) compra de mercancías: saldo de la cuenta 6205, al final del periodo contable se cancela.
(menos) devolución en compra: saldo de la cuenta 6225 al final del periodo se cancela.
(igual) total mercancía: valor de la mercancía disponible para la venta.
(menos) inventario final: se registra en la cuenta 1435; es el inventario físico que se toma al final del periodo contable. Este inventario es el inicial de periodo siguiente.
(igual) costo de ventas: se registra en la cuenta costo de ventas al finalizar el periodo contable.

2. Sistema de inventario permanente o perpetuo:

Mediante este sistema, la empresa conoce el valor de la mercancía vendida en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, porque los movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, a precio de costo.

La empresa que adopta este sistema requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado kárdex, en el que se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta de mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancías; por esta razón, este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancías.

Sistema de entrada y salidas de mercancías:

En este sistema, se registran a precio de costo, en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, cada operación de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y en ventas, así:

Compras: la adquisición de mercancías se contabiliza con un débito en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y un crédito en bancos o una cuenta de proveedores, según el caso.

Devoluciones en compras: se usa la cuenta 6225 devoluciones en compras y se debita la cuenta proveedores, según el caso.

Ventas: en este sistema, para contabilizar la venta de mercancías se requieren dos asientos: en el primero, se registra la salida de la mercancía al precio de venta, como se hace en el inventario periódico, es decir, se toman los valores de la factura de venta. En el segundo, se registra la venta a precio de costo y se debita la cuenta costo de ventas (6135) comercio al por mayor y al por menor y se acredita el inventario de mercancías en la cuenta de activo 1435 denominada mercancías no fabricadas por la empresa; los valores se toman de la columna salidas, de la tarjeta de kárdex.

Devoluciones en ventas: por este sistema, igual que en las ventas, se requieren de dos asientos para registrar las devoluciones, así: en el primero, se registra la devolución a precio de venta, según nota crédito, es decir, se toman los datos de la factura de venta. En el segundo, se registra la devolución a precio de costo con los valores del kárdex.

Descuentos en ventas por pronto pago: en este caso, una rebaja no implica entrada de mercancías al almacén; por tanto, se registra en un solo asiento, con débito a gastos financieros y crédito a clientes, caja o bancos, según el caso, igual que en sistema de inventario periódico.

KARDEX O AUXILIAR DE LA CUENTA INVENTARIOS

Concepto e importancia

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información requiere un libro auxiliar de inventarios con un rayado especial conocido como kárdex.

El kárdex de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado y conocer las existencias en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico.
El kárdex constituye un auxiliar de la cuenta mercancías de productos terminados, fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.

Manejo de kárdex por el método de promedio ponderado

Los movimientos se registran así:

En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolución en compras, restando de estas columnas.

En salidas: se registra la cantidad de la mercancía vendida; y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del reglón anterior. Las devoluciones se registran al costo en que se vendieron, restando en esta columna.

En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas
Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos y se divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía siempre que se compran mercancías a precio diferente o hay devoluciones en ventas; cuando se registran las salidas, se mantiene el último costo unitario.

Manejo del kárdex por el método PEPS o FIFO

En entradas: se registra, igual que en el método del promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito por devolución en compras, dismininuyéndola.

En salidas: para determinar el costo por registrar en esta columna, primero se traza una línea para conocer niveles de costos de los saldos anteriores; luego, se registra el movimiento de ventas, teniendo en cuenta que la primera mercancía que entró es la primera que sale. La nota débito por devolución en ventas se registra en el nivel respectivo.

En saldos: a diferencia del método de promedio ponderado, en esta columna no se acumulan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. Las notas débito o crédito se suman a los saldos del nivel respectivo.

El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del último saldo.

Costo unitario: se determina de igual forma que en método de promedio ponderado (se divide el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al último saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel.

Manejo de kárdex por el método UEPS o LIFO

La tarjeta de kárdex por este método se registra así:

En entradas: se registra de igual forma que en los métodos promedio ponderado y PEPS.

En salidas: igual que en el PEPS, se traza una línea para determinar el costo de las mercancías que se van a registrar en el movimiento. En este método, se da salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar existencias de cada entrada; luego, se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercancía vendida en cada operación.

En saldos: igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los distintos costos de existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.

Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos anteriores (se divide el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos de cada nivel).
El valor del inventario final se obtiene con la suma de los niveles del último saldo de la mercancía en existencia.