domingo, 25 de julio de 2010

AJUSTES

AJUSTES

Ajuste es el asiento necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto.

AJUSTES ORDINARIOS


Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo contable para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto. Como soporte se elabora una nota de contabilidad. Este tipo de ajustes afecta, entre otras, las siguientes cuentas:

- Caja
- Bancos
- Provisiones y deudas de difícil cobro.
- Inventario de mercancías
- Depreciación acumulada (propiedades, planta y equipo)
- Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos.
- Ingresos recibidos por anticipado
- Ingresos por cobrar
- Costos y gastos por pagar

Ajustes a la cuenta caja, ocasionados por arqueo

Al verificar la existencia de valores en caja, esto es la realizar un arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse los siguientes casos:

- El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros.

En este caso, se presenta un faltante por a diferencia, valor por el cual se debe establecer la responsabilidad y realizar un ajuste. Se debe acreditar caja y debitar la cuenta que corresponda.

a) Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados.
b) Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más: el cajero es la persona encargad de responder por el dinero que ingresa y sale de caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en obligación a cargo del cajero; por ello , se debita cuentas por cobrar a trabajadores.

- El valor total de arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros. En este caso, la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor.. en este caso se debe debitar la cuenta caja y acreditar la que corresponda.

a) Ingresos recibidos por el cajero y no registrados.
b) Otros valores sobrantes en caja: si la cantidad es mínima, puede contabilizarse como un ingreso; si el valor es considerable, debe contabilizarse como un pasivo en la cuenta acreedores varios, hasta cuando se establezca la causa.

Ajustes a la cuenta bancos, ocasionados por conciliación bancaria.

Conciliación es comparar el valor en libros con el extracto bancario. Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada, la mas frecuentes pueden ser:

a) Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la entidad bancaria. En estos casos la empresa no realiza ajustes.
b) Por valores que aparecen en el extracto y que aún no se han registrado en la empresa. Por notas debito: por concepto de chequeras, cheques devueltos, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses sobre préstamos y otros servicios bancarios; por lo tanto se acredita bancos y se debita la cuenta que corresponda según el caso. Por notas crédito: por concepto de préstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas bancarias.

Por errores en libros al registrar el valor de una consignación:


- Cuando el valor registrado es menor que el valor de la consignación, se debita bancos por el menor valor registrado.
- Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la consignación, se acredita en bancos por el mayor valor registrado.
Por error en libros al registrar el valor de un cheque:

- Cuando el cheque se registra por una cantidad menor que el valor girado, es necesario acreditar en bancos el menor valor registrado.
- Cuando el cheque se registra por una cantidad mayor que el valor girado, se debita bancos por el mayor valor registrado.

Ajuste por provisión cartera o estimativo para deudas de difícil cobro

El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Este valor constituye un gasto para la empresa.

Métodos para calcular el valor de la provisión.

a) Provisión individual de cartera: 33% anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.
b) Provisión general: la escala aceptada por la DIAN es la siguiente:

- De 0 a 3 meses 0%
- De más de 3 meses a 6 meses 5%
- De más de 6 meses a un año 10%
- De mas de 1 año 15%

Contabilización de ajustes por provisión cartera

a) Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisión; para ello, se aumenta y se debita la cuenta de gastos , y se aumenta y se acredita la cuenta provisiones.

b) Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones este es menor que el valor resultante de calcular la provisión en el periodo actual, se debe realizarse un ajuste por el valor de la diferencia; para ello se aumenta la cuenta de gastos y se aumenta la cuenta provisiones por este valor, o sea, debita la primera cuenta y acredita la segunda.

c) Si el saldo anterior de la cuenta 1399 (provisiones) es mayor que el valor resultante de calcular la nueva provisión, se debe realizar el ajuste por el valor de la diferencia; para ello se acredita la cuenta 425035, que corresponde a recuperación de provisiones.

Cancelación de documentos incobrables

- Reclasificación de la deuda por difícil cobro
- Castigo de la deuda por incobrable

Ajuste por depreciación de propiedades, planta y equipo (activos fijos)

La depreciación es el desgaste que sufren los activos fijos tangibles durante su vida útil. De acuerdo con la legislación tributaria colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecidos para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:

Activo depreciable Vida útil % depreciación anual
Construcciones y edificaciones, 20 años, 5% de depreciacion anual.
Maquinaria y equipo, 10 años, 10% de depreciacion anual.
Equipo de oficina, 10 años, 10% de depreciacion anual.
Equipo de computación y comunicación, 5 años, 20% de depreciacion anual.
Flota y equipo de transporte, 5 años, 20% de depreciacion anual.

Métodos para calcular el valor de la depreciación

a) Método de la línea recta

Depreciación anual = costo del activo/vida util asignada.
Depreciación mensual = costo del activo X numero de meses/vida util asignadax12 meses
Depreciación diaria = costo del activo X numero de dias / vida util asignada x 360 dias.

b) Por el método de suma de los dígitos de los años de vida del activo: es un sistema de depreciación acelerada, según el cual los activos fijos se deprecian más durante los primeros años de vida y menos durante los últimos años. La fórmula utilizada en este método es:

Depreciación = costo x factor de depreciación


Ajustes por amortización de activos diferidos

Los gastos diferidos representan aquellos recursos que la empresa ha comprado para consumirlos en periodos futuros y los servicios pagados de forma anticipada, contabilizados en la cuenta 1705 denominada gastos pagados por anticipado. En los activos diferidos se incluye la cuenta 1710 denominada cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en periodos futuros. Incluye papelería, publicidad, impuestos diferidos, los costos en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha, además del software, los gastos de estudios, investigaciones y proyectos.

Una característica de los activos diferidos es que a medida que se causan disminuyen y se convierten en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta del diferido.

Ajuste por amortización de pasivos diferidos


Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. este grupo de cuentas constituye un pasivo, porque en el momento de recibir el pago, el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda, de allí que se llame pasivo diferido y se contabiliza en la cuenta ingresos recibidos por anticipado.

Una característica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el tiempo disminuyen y se convierte en cuenta de ingreso. Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la cuenta de ingreso.

Ajuste por ingresos por cobrar

Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello, debita una cuenta de activo denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.

Ajuste por costos y gastos por pagar

Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa; por ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar.

Ajuste por inventarios de mercancías en las empresas con sistema de inventario permanente

- Inventario físico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancías.
- Ajuste por inventario físico menor que el valor en libros de la cuenta de mercancías.

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