domingo, 1 de agosto de 2010

INVENTARIO DE MERCANCIAS Y KARDEX

INVENTARIO DE MERCANCIAS

El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos producidos o comprados por una empresa, para su comercialización. Se incluye en el inventario las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacén, bodegas, en transito (cuando se han comprado fuera del país) o entregadas en consignación¸ así mismo, se excluyen del inventario de mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder, porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han remitido a sus clientes.

Sistemas de inventarios:

Para registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas de inventarios son:

1. Sistema de inventario periódico:

El costo de lo vendido en el sistema de juego de inventarios se determina tomando el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario final. Este juego de inventarios debe realizarse como mínimo una vez al año para efectos fiscales.

Inventario Inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene la empresa al iniciar sus actividades o un periodo contable, después de hacer un conteo físico.

Inventario final: es la relación de existencias al finalizar un periodo contable y será el inventario inicial del siguiente periodo.

Registro de entradas y salidas de mercancías:

Cuando se utiliza este sistema, la cuenta inventario, denominada mercancías no fabricadas por la empresa, no se emplea durante el periodo contable; los registros de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas compras y comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. Así mismo, las devoluciones se registran en las cuentas devoluciones en compras, o en ventas de acuerdo con el catálogo de cuentas visto.

Determinación del costo de ventas:

Al cierre del periodo contable anual, el costo de mercancías vendidas se determina mediante el juego de inventarios, así:

Inventario inicial:
Se encuentra registrado en la cuenta 1435 al iniciar el periodo contable. Se cancela al finalizar el periodo contable.
(más) compra de mercancías: saldo de la cuenta 6205, al final del periodo contable se cancela.
(menos) devolución en compra: saldo de la cuenta 6225 al final del periodo se cancela.
(igual) total mercancía: valor de la mercancía disponible para la venta.
(menos) inventario final: se registra en la cuenta 1435; es el inventario físico que se toma al final del periodo contable. Este inventario es el inicial de periodo siguiente.
(igual) costo de ventas: se registra en la cuenta costo de ventas al finalizar el periodo contable.

2. Sistema de inventario permanente o perpetuo:

Mediante este sistema, la empresa conoce el valor de la mercancía vendida en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, porque los movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, a precio de costo.

La empresa que adopta este sistema requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado kárdex, en el que se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta de mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancías; por esta razón, este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancías.

Sistema de entrada y salidas de mercancías:

En este sistema, se registran a precio de costo, en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, cada operación de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y en ventas, así:

Compras: la adquisición de mercancías se contabiliza con un débito en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y un crédito en bancos o una cuenta de proveedores, según el caso.

Devoluciones en compras: se usa la cuenta 6225 devoluciones en compras y se debita la cuenta proveedores, según el caso.

Ventas: en este sistema, para contabilizar la venta de mercancías se requieren dos asientos: en el primero, se registra la salida de la mercancía al precio de venta, como se hace en el inventario periódico, es decir, se toman los valores de la factura de venta. En el segundo, se registra la venta a precio de costo y se debita la cuenta costo de ventas (6135) comercio al por mayor y al por menor y se acredita el inventario de mercancías en la cuenta de activo 1435 denominada mercancías no fabricadas por la empresa; los valores se toman de la columna salidas, de la tarjeta de kárdex.

Devoluciones en ventas: por este sistema, igual que en las ventas, se requieren de dos asientos para registrar las devoluciones, así: en el primero, se registra la devolución a precio de venta, según nota crédito, es decir, se toman los datos de la factura de venta. En el segundo, se registra la devolución a precio de costo con los valores del kárdex.

Descuentos en ventas por pronto pago: en este caso, una rebaja no implica entrada de mercancías al almacén; por tanto, se registra en un solo asiento, con débito a gastos financieros y crédito a clientes, caja o bancos, según el caso, igual que en sistema de inventario periódico.

KARDEX O AUXILIAR DE LA CUENTA INVENTARIOS

Concepto e importancia

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información requiere un libro auxiliar de inventarios con un rayado especial conocido como kárdex.

El kárdex de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado y conocer las existencias en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico.
El kárdex constituye un auxiliar de la cuenta mercancías de productos terminados, fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.

Manejo de kárdex por el método de promedio ponderado

Los movimientos se registran así:

En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolución en compras, restando de estas columnas.

En salidas: se registra la cantidad de la mercancía vendida; y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del reglón anterior. Las devoluciones se registran al costo en que se vendieron, restando en esta columna.

En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas
Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos y se divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía siempre que se compran mercancías a precio diferente o hay devoluciones en ventas; cuando se registran las salidas, se mantiene el último costo unitario.

Manejo del kárdex por el método PEPS o FIFO

En entradas: se registra, igual que en el método del promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito por devolución en compras, dismininuyéndola.

En salidas: para determinar el costo por registrar en esta columna, primero se traza una línea para conocer niveles de costos de los saldos anteriores; luego, se registra el movimiento de ventas, teniendo en cuenta que la primera mercancía que entró es la primera que sale. La nota débito por devolución en ventas se registra en el nivel respectivo.

En saldos: a diferencia del método de promedio ponderado, en esta columna no se acumulan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. Las notas débito o crédito se suman a los saldos del nivel respectivo.

El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del último saldo.

Costo unitario: se determina de igual forma que en método de promedio ponderado (se divide el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al último saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel.

Manejo de kárdex por el método UEPS o LIFO

La tarjeta de kárdex por este método se registra así:

En entradas: se registra de igual forma que en los métodos promedio ponderado y PEPS.

En salidas: igual que en el PEPS, se traza una línea para determinar el costo de las mercancías que se van a registrar en el movimiento. En este método, se da salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar existencias de cada entrada; luego, se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercancía vendida en cada operación.

En saldos: igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los distintos costos de existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.

Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos anteriores (se divide el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos de cada nivel).
El valor del inventario final se obtiene con la suma de los niveles del último saldo de la mercancía en existencia.

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